公文的格式

公文的格式指公文的整體格局及公文的外部組織形式。公文具有固定的結(jié)構(gòu)形式，它要求結(jié)構(gòu)完整、標識準確、各單位保持一致。為提高公文質(zhì)量，黨和國家對公文的格式都作了具體的規(guī)定。如2000年8月24日國務(wù)院頒發(fā)的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三章“公文格式”中規(guī)定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成”。各數(shù)據(jù)項目的排列必須遵循國家規(guī)定的統(tǒng)一要求。按照上述內(nèi)容，公文結(jié)構(gòu)形式可分為塊，即眉首、主體、版記。眉首眉首即文件版頭，也稱文件頭，它是由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等項目組成。(1)公文份數(shù)序號。指公文印刷的份數(shù)的順序編號，標注在文件首頁左上端。(2)秘密等級和保密期限。秘密等級分秘密、機密、絕密，標注在文中首頁右上端。如需要同時標識保密期限，將保密期限與密級標在同一行，中間用“★”隔開。(3)緊急程度。緊急程度分特提、特急、加急、平急，標注在文件首頁右上端。如需要同時標識秘密等級與緊密程度，秘密等級在右上角第一行，緊急程度在第二行。(4)發(fā)文機關(guān)標識。由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對某些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。(5)發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。在發(fā)文機關(guān)標識下居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標識；序號不編虛位，不加“第”字；年份標全稱，用六角括號括入。聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。(6)簽發(fā)人。上行文需要標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名居主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次排列。發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人同處一行。主體主體即公文正文，也是公文結(jié)構(gòu)的核心部分，它是由公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文日期、公文生效標識、附注等項目組成。(1)公文標題。由發(fā)文機關(guān)、發(fā)文概括內(nèi)容和公文種類組成。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標書名號。公文標題可分一行或多行居中排布。(2)主送機關(guān)，即公文的主要行文對象。應(yīng)頂格寫。下行文，如普發(fā)文、“公告”、“通知”等要求各單位都了解和執(zhí)行的公文可不寫主送機關(guān)。上行文一般只寫一個主送機關(guān)，如需要同時報幾個上級機關(guān)，可用“抄送”形式或在寫主送單位名稱時按上行關(guān)系加上“并報”二字。(3)公文正文。這是公文的核心內(nèi)容。一般由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。正文在主送單位下面另起一行，每自然段左空兩字寫。(4)附件。附件是隨文附上的有關(guān)文字材料、圖表、統(tǒng)計數(shù)字等，在正文之后、成文日期之前注明附件的順序和名稱。(5)成文日期。公文發(fā)文的年月日，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準；電報，以發(fā)出日期為準。(6)公文生效標識。它是證明公文效力的表現(xiàn)形式，包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。單一機關(guān)發(fā)文加蓋印章時應(yīng)端正、居中，下壓成文日期。當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋三個印章時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱或簡稱按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋其上。(7)附注。它是指公文需要說明的其他事項。居左空兩字加括號標識在成文日期下一行。版記版記也稱文件尾，它是由主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等項目組成，整個版記部分排列在文件末頁下端。(1)主題詞。即用規(guī)范化動詞、名詞或詞組簡明扼要地反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成，所有正式文件均應(yīng)標注主題詞，主題詞居左頂格標識。上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。(2)抄送機關(guān)。指主送單位之外需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下一行標注，中間用直線隔開。(3)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)日期以公文付印的日期為準。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期同處一行在抄送單位下一行排列，中間用直線隔開。

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